Hogyan hozhatjuk ki a munkával töltött óráinkból a legtöbbet? Akár munkavállalóként, akár cégvezetőként, hogyan tehetjük meg naponta a lehető legnagyobb lépést céljaink felé? Hogyan minimalizáljuk a munkával járó stresszt?

A Cubicfox Kft. egy pécsi kétfős webfejlesztő cégként kezdte meg működését egy mikro méretű gazdasági szereplőként, de a kezdetek óta elvárás nálunk, hogy közösen tanuljunk és fejlődjünk a mindennapi munkánkban, a szakmánkban és az üzleti életben.
Feladataink menedzselése és hatékonysága az egyik legmeghatározóbb tényező a működésünk szempontjából, ezért úgy vélem sok ember hasznára lehetnek azok a tapasztalataink melyeket az elmúlt néhány évben gyűjtöttünk össze ezen a területen.

Ebben a cikkben megosztok 10 olyan egyszerű időmenedzsment módszert melyek azonnali változást hoznak a mindennapi teljesítményben.

1. Tervezz előre

Az első és legfontosabb lépés, hogy tisztán átgondold és megfogalmazd, hogy mit is szeretnél elérni, milyen utak vezethetnek el a lehetséges megoldásokhoz. Erre a legalkalmasabb időpontok az esték és a kora reggelek amikor zavartalanul saját gondolataiddal lehetsz elfoglalva. Gondold végig az előtted álló napot!

2. Használj napi todo listát

Az éves és negyedéves tervek, roadmap-ek elengedhetetlenek, hogy folyamatosan előtted legyen a nagy kép a rövid, közép és hosszútávú céljaidról, viszont ahhoz, hogy a mindennapi munkád a lehető leghatékonyabb legyen és a maximális eredményt hozza, vedd fontolóra a napi todo lista készítését. A todo listának egyebek mellett 3 nagy előnye van:

  1. Az elvégzendő feladatok listába vannak gyűjtve, így az agyad azon része amely a váratlan problémák megoldásáért felelős, nem azon fog pörögni, hogy egyáltalán észben tartsd milyen feladataid vannak, hiszen csak rá kell pillantanod a listádra.
  2. Azt a feladatot amit leírtál sokkal nagyobb eséllyel fogod elvégezni mint azt, ami kósza gondolatként megfordult a fejedben a nap folyamán
  3. Nincs jobb érzés mikor egy elvégzett taskot határozottan lehúzhatsz a listádról, vagy kipipálhatsz valamelyik applikációban.

3. Ne tervezz túl

Ha először készítesz napi todo listát, akkor jó eséllyel eleinte bele fogsz futni ebbe a hibába. Kellő motiváció birtokában mindannyian szeretnénk sok munkát elvégezni egy adott napon, ezért hajlamosak vagyunk túl optimistán, irreálisan sok feladatot beütemezni magunknak. Ez a nap végén könnyen csalódottságot okozhat ha ránézel mi mindent nem tudtál elvégezni abból amit terveztél. Ne aggódj, ez csak gyakorlat kérdése. Készíts napi todo listákat néhány héten keresztül és észre fogod venni, hogy egyre reálisabban tervezel.

4. Ragaszkodj a tervhez, csak akkor változtass, ha muszáj

Azért készítesz tervet egy adott napra, hogy azt követve hatékonyabban végezhesd a munkádat. Mindig adódhatnak olyan váratlan helyzetek amik az eltervezettek módosítására kényszerítenek, de a mindennapokban felmerülő zavaró tényezőkkel szemben (spontán meetingek, elhúzódó irodai viccelődés stb.) meg kell védened a tervedet, hogy ne follyon ki az idő a kezeid közül.

5. Tarts szünetet

A koncentrált munka mellet az elvégzett taskok között mindig hagyj magadnak egy rövid, néhány perces pihenőidőt, hogy a gondolataid kitisztuljanak. Tökéletes alkalom egy kávé elfogyasztására, beszélgetésre egy kollégával aki szintén épp a szünetét tartja.

6. Kerüld a több órás feladatokat

Az emberi agy sajnos csak limitált ideig tud hatékonyan egy adott probléma megoldására koncentrálni, így ha a feladatlistád elkészítésekor azon kapod magad, hogy olyan taskokat tervezel be, melyek egyenként több órát vesznek igénybe, bontsd fel inkább több különálló alfeladatra amelyek közt rövid szünetet tudsz tartani.

7. Kezdd el MOST!

Tapasztalataim szerint talán ez a pont jelenti az egyik nagy kihívást a legtöbb ember számára, mert egy olyan szokás kialakítása szükséges hozzá ami kezdetben nem könnyű. Leszámolni a halogatással és az azt követő pánikszerű kapkodással úgy lehetséges, ha huzamosabb időn keresztül rendszeresen azonnal nekilátunk feladatainak még akkor is, ha kedvünk szerint inkább kicsit későbbre, holnapra, vagy jövő hétre tolnánk. Mindig nekiállni a legnehezebb.

8. Maradj fókuszban, ne kalandozz el

Nekiálltál a feladataidnak, remek! Túl vagy az első kihíváson, ezt követően a koncentráció fenntartása a következő lépés. Ne hagyd, hogy a telefonodon félpercenként megjelenő értesítések, telefonhívások és a social media platformokon erőszakkal az arcodba tolt tartalmak eltereljék a gondolataidat arról, amire fókuszálsz és ami igazán fontos.

9. Készülj fel a meetingekre

A meetingek rendkívül hasznosak tudnak lenni, ám ha felkészületlenül érkezünk rájuk könnyen rengeteg időt dobhatunk ki az ablakon.

Ha részt kell venned állásinterjún, legalább 10 perccel a találkozó előtt mindenképpen olvasd át elejétől végéig a jelentkező önéletrajzát és tudd, hogy pontosan milyen pozícióra jelentkezik. Rendkívül kínos tud lenni ha az interjúztató az önéletrajzban és a papírok között szöszmötöl, hogy végre képbe kerüljön, plusz az interjú is hosszabbra nyúlik.

Hasonlóképpen az egyéb munkahelyi megbeszélésen is tudd, hogy mi az összejövetel célja, kik a résztvevők és ha a meeting felkészülést, vagy utánajárást igényel azt célszerű nem 5 perccel előtte megtenni.

10. Fejezd be amit elkezdtél

A cél, hogy a nap végén elégedetten tudj visszanézni mindarra amit elvégeztél és lehetőség szerint egy üres todo listát láss magad előtt. Legyen elvárásod magaddal szemben, hogy amit eltervezel, azt el is végezd, így a napjaidat derűsen fogod befejezni és lesz kellő energiád a következő nap kihívásaihoz is.

A fenti pontok alkalmazásával és beépítésével a mindennapjaimba magam is jó ideje foglalkozom a Cubicfox építése során. Ahogy telnek a hónapok és az évek visszatekintve egyértelműen látszik, hogy milyen elképesztő eredménye van annak, ha huzamosabb időn keresztül napi szinten tudatosan törekszünk a hatékony munkavégzésre.

Próbáld ki Te is és hosszú távon nem fog elmaradni az eredmény!